W erze cyfrowej transformacji, skuteczne zarządzanie dokumentami staje się nieodłącznym elementem prowadzenia działalności każdej firmy, niezależnie od jej skali czy sektora. W dzisiejszych czasach, dla firm zajmujących się usługami drukowania, archiwizacja oraz skanowanie dokumentów stają się kluczowymi aspektami zapewnienia kompleksowej obsługi klientów oraz sprawnego zarządzania wewnętrznymi zasobami.

Dlaczego Archiwizacja i Skanowanie Dokumentów Są Kluczowe?

• Bezpieczeństwo danych: Przechowywanie istotnych dokumentów w formie cyfrowej zapewnia ich ochronę przed zgubieniem, uszkodzeniem czy kradzieżą.
• Oszczędność miejsca: Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej eliminuje potrzebę zajmowania dużej przestrzeni magazynowej na papierowe kopie.
• Łatwy dostęp do informacji: Dzięki indeksacji cyfrowych dokumentów, można łatwo wyszukiwać i uzyskiwać potrzebne informacje w krótkim czasie.
• Zwiększona efektywność operacyjna: Procesy biznesowe stają się bardziej płynne i wydajne dzięki szybkiemu dostępowi do wymaganych dokumentów oraz eliminacji opóźnień związanych z poszukiwaniem i przetwarzaniem papierowych dokumentów.

Jak przeprowadzić skanowanie dokumentów?

Skanowanie to jedna z najczęstszych metod udostępniania, przekazywania i przechowywania różnorodnych dokumentów, obrazów, ilustracji, fotografii itp. Czasami jednak zeskanowany dokument jest zbyt duży lub jego jakość pozostawia wiele do życzenia. Podczas skanowania musimy dokonać wyboru różnych parametrów technicznych, które wpływają na jakość i rozmiar pliku, który otrzymamy. W takich przypadkach może się pojawić problem z określeniem, jakie dokładnie ustawienia będą dla nas najbardziej odpowiednie.

Czy skanować w kolorze czy w czerni i bieli?

Pierwsze pytanie, na które musimy sobie odpowiedzieć, brzmi: czy chcemy skanować w kolorze czy w czerni i bieli? Warto zauważyć, że skanowanie w kolorze generuje pliki znacznie większe niż skanowanie w czerni i bieli. Większość dokumentów biznesowych można śmiało skanować w wersji czarno-białej, nawet jeśli oryginalnie zawierają elementy kolorowe, takie jak nagłówki, wykresy czy diagramy. Oczywiście istnieją dokumenty, które muszą być skanowane w kolorze, aby były czytelne. Dobre rozwiązanie to skanowanie dokumentów w odcieniach szarości, co poprawia czytelność pliku, jednocześnie nie zajmując dużo miejsca (co przekłada się na mniejsze koszty).

Wybór formatu i konwersja pliku

Wybór formatu pliku w dużej mierze zależy od tego, czy decydujemy się na skanowanie w kolorze czy w czerni i bieli.

Dla dokumentów czarno-białych, które mają zostać skonwertowane do formatu PDF, najczęściej stosuje się format CCITT-G4 TIFF. TIFF jest obsługiwany przez większość programów graficznych i działa na wielu platformach.

Wybór formatu dla skanów kolorowych jest bardziej złożony i zależy od rodzaju skanowanego obrazu. Trzeba dobrać format tak, aby zmniejszyć rozmiar obrazu przy minimalnym wpływie na jego jakość. Rzuty ekranu i grafiki wektorowe najlepiej zapisać jako pliki PNG. Inne obrazy warto skompresować za pomocą formatu JPEG lub JPEG-2000.

Niektóre systemy konwersji obrazów używają zaawansowanego oprogramowania do poprawy jakości lub zmniejszenia rozmiaru pliku. Na przykład Adobe Systems oferuje kilka narzędzi do optymalizacji skanowanych dokumentów, takich jak ClearScan, który rozpoznaje tekst i obrazy podczas skanowania, automatycznie konwertując zawartość.

Rozdzielczość

Rozdzielczość określa liczbę punktów przypadających na jednostkę długości. Jest wyrażana w dpi (punkty na cal). Im większa rozdzielczość, tym lepsza jakość skanowanego dokumentu, ale jednocześnie większy rozmiar pliku.

Aby ustalić, w jakiej rozdzielczości należy skanować plik, trzeba określić, do czego będzie on potrzebny. Nie ma sensu skanować czarno-białego dokumentu przeznaczonego do publikacji w internecie w wysokiej rozdzielczości, ponieważ plik będzie zbyt duży. W przypadku skomplikowanych schematów lub szczegółowych fotografii lepiej wybrać wyższą rozdzielczość, nawet jeśli spowoduje to większy rozmiar pliku. Oto typowe parametry stosowane przy skanowaniu dokumentów czarno-białych i kolorowych.

Dokumenty czarno-białe:

• Najniższa dopuszczalna rozdzielczość: 200 dpi (porównywalna jakość do kopiowania faksów)
• Standardowa rozdzielczość: 300 dpi
• Wysoka rozdzielczość: 600 dpi (używana do skanowania małej czcionki lub dokumentów z wieloma detalami)

Dokumenty kolorowe:

• Najniższa dopuszczalna rozdzielczość: 150 dpi
• Standardowa rozdzielczość: 200 dpi
• Wysoka rozdzielczość: 300 dpi (używana do skanowania dokumentów z małym tekstem itp.)
• Do skanowania kolorowych zdjęć wysokiej jakości: 600 dpi

Warto pamiętać, że przy skanowaniu dokumentów w kolorze niższa rozdzielczość może sprawić, że plik stanie się bardziej podatny na kompresję. Przy niskiej rozdzielczości i kompresji do formatu JPEG możemy uzyskać nieczytelny, „pikselowany” obraz, dlatego przy skanowaniu dokumentów zawierających małą czcionkę lub detale lepiej zastosować wyższą rozdzielczość (co najmniej 300 dpi).

Podsumowując, skanowanie to prosty i stosunkowo tani sposób na kopiowanie dokumentów i ich archiwizację. Odpowiednia analiza potrzeb pozwala dostosować parametry skanowania tak, aby uzyskane pliki zajmowały niewiele miejsca, jednocześnie zachowując wszystkie istotne informacje.

Jak zeskanować dokumenty w celu ich edycji?

Aby możliwe było edytowanie zeskanowanych dokumentów, konieczne jest wykorzystanie technologii OCR (Optical Character Recognition), która umożliwia przekształcenie skanów w tekst możliwy do edycji. Proces ten rozpoczyna się od tradycyjnego skanowania, korzystając z skanera lub nawet aplikacji mobilnej. Zeskanowane dokumenty zazwyczaj są zapisywane jako pliki obrazów, które nie nadają się do edycji. Tutaj wchodzi w grę technologia OCR. Po zeskanowaniu dokumentu za pomocą narzędzia obsługującego OCR, obraz jest analizowany i rozpoznawany. Następnie OCR przekształca obraz w edytowalny tekst, zazwyczaj zapisując go jako dokument Word lub plik PDF. Ważne jest zapewnienie dobrej jakości obrazu podczas skanowania dokumentacji – czyli odpowiednie oświetlenie, czytelne pismo i brak zniekształceń. Warto zauważyć, że niektóre narzędzia są skuteczniejsze od innych w rozpoznawaniu tekstu, dlatego warto przetestować kilka różnych opcji, aby znaleźć najlepsze rozwiązanie dla własnych potrzeb.

Problemy i rozwiązania podczas skanowania dokumentów

W druk24h.pl oferujemy profesjonalne i bezpieczne skanowanie dokumentów wielkoformatowych. Skanujemy dokumentację firmową, architektoniczną, budowlaną, ale także mapy, plany, plakaty i obrazy. Zapewniamy kompleksową obsługę wielu firm. Podczas skanowania dokumentacji klientów musimy pamiętać o wielu istotnych aspektach.

Proces ten może napotkać różne problemy. Jednym z nich jest niska jakość skanu, wynikająca często z niewłaściwych ustawień skanera, niskiej rozdzielczości lub problemów z oświetleniem. W takich przypadkach konieczne jest dostosowanie ustawień urządzenia do rodzaju dokumentu – skanowanie tekstu wymaga innych parametrów niż skanowanie zdjęć. Inny problem to zniekształcenia tekstu spowodowane zagięciem dokumentu. Tutaj rozwiązaniem jest staranne wyprostowanie kartki przed skanowaniem. Kolejnym problemem może być trudność w odczycie skanu przez oprogramowanie OCR – tutaj kluczowe jest skanowanie w odpowiedniej rozdzielczości i kontrastowości. Pamiętaj też o zabezpieczeniu zeskanowanych dokumentów przed utratą – tworzenie kopii zapasowych jest niezbędne. Jak zeskanować dokumenty? Kluczowe jest właściwe dostosowanie ustawień i staranne przygotowanie dokumentu do skanowania.

Co się dzieje z Twoimi dokumentami po zeskanowaniu?

Bez względu na rodzaj prowadzonej działalności, zeskanowane dokumenty należy przechowywać odpowiednio. Najbezpieczniejszym i najwygodniejszym rozwiązaniem jest korzystanie z elektronicznego archiwum dokumentów, zwłaszcza jeśli zawierają one dane osobowe objęte ochroną.

W przypadku większych przedsiębiorstw, gdzie zachodzi duża wymiana informacji i dokumentów między pracownikami, rozsądnym podejściem jest korzystanie z systemu, który automatyzuje ten proces. Większość systemów umożliwia efektywną wymianę dokumentów w firmach, jednak tylko nieliczne korzystają z funkcji OCR.

OCR – Optical Character Recognition to narzędzie, które rozpoznaje treści na zeskanowanych dokumentach lub obrazach. Co więcej, przekazuje odczytane dane do wybranego zintegrowanego systemu, np. Finansowo-Księgowego, Workflow czy ERP. W przypadku dużych i średnich przedsiębiorstw jest to ogromną zaletą, ponieważ eliminuje ryzyko zaginięcia dokumentu i przyspiesza proces wprowadzania danych do systemu. Narzędzie OCR jest niezwykle przydatne w przypadku skanowania faktur. Wdrożone w odpowiedni system może całkowicie zautomatyzować proces obiegu dokumentów i faktur, nawet w największych przedsiębiorstwach.

        Proces skanowania i archiwizacji dokumentów w firmach stanowi kluczowy krok w zapewnieniu efektywnego zarządzania informacjami oraz poprawie wydajności operacyjnej. Poprzez wykorzystanie technologii skanowania i systemów OCR (Optical Character Recognition), firmy mogą przekształcać swoje dokumenty papierowe w formę cyfrową, co umożliwia łatwiejszy dostęp, wyszukiwanie i udostępnianie informacji. Elektroniczne archiwum dokumentów eliminuje potrzebę przechowywania dużych ilości dokumentów papierowych, co przekłada się na oszczędność miejsca i czasu. Dzięki dygitalizacji, dokumenty stają się bardziej dostępne i podatne na szybką analizę oraz przetwarzanie. Ponadto, procesy związane z obiegiem dokumentów mogą zostać zautomatyzowane, co prowadzi do redukcji błędów i przyspieszenia działań w firmie. Bezpieczeństwo danych także wzrasta, dzięki możliwości tworzenia kopii zapasowych oraz kontrolowanemu dostępowi do dokumentów.

                    Wprowadzenie dygitalizacji do firm przyczynia się do poprawy efektywności operacyjnej, zwiększenia konkurencyjności oraz lepszej obsługi klienta poprzez szybszy dostęp do potrzebnych informacji. Jest to nie tylko krok w stronę zrównoważonego rozwoju, ale także ważny element transformacji cyfrowej współczesnych przedsiębiorstw.